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Dématérialisation du bulletin de paie : quelles conditions de mise en oeuvre ?

Depuis le 1er janvier 2017, la remise du bulletin de paie sous forme électronique est possible sans nécessiter l'accord préalable du salarié comme c'était le cas jusqu'à présent.

 

Le salarié doit néanmoins être informé par tout moyen (courrier, email) et au plus tard un mois avant la première émission du bulletin dématérialisé ou au moment de l'embauche de son droit de s'opposer à la communication par voie électronique. Dès lors qu'il aura fait part de son opposition, il convient de remettre au salarié son bulletin de paie sur support papier.

 

Un décret est venu préciser que les bulletins de paie dématérialisés doivent être tenus à la disposition du salarié pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. (Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité)

 

La mise à disposition peut être gérée par l'employeur ou un prestataire. Les conditions de mise à disposition sont les suivantes :

 

  • le service de mise à disposition du bulletin de paye doit permettre aux utilisateurs de récupérer à tout moment leurs bulletins de paye dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive ;

 

  • en cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paye dématérialisés, les utilisateurs devront en être informés au moins 3 mois avant, afin de pouvoir récupérer les bulletins de paye stockés. Cette règle vaut lorsque ce service est géré par un prestataire extérieur à l’entreprise ou par l’employeur lui-même ;

 

  • enfin, il est prévu que les bulletins de paye dématérialisés doivent être accessibles sur le site Internet du compte personnel d'activité (CPA). En pratique, le titulaire du CPA doit pouvoir consulter, dans son espace personnel, ses bulletins de paye émis sous forme électronique. L’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit donc garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.

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