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Conditions de mise en place du télétravail et obligations incombant à l'employeur

 

Conditions de mise en place

 

  • Consultation préalable :

 

Avant d'introduire le télétravail dans l'entreprise, l'employeur doit consulter le Comité d'entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel, ainsi que le CHSCT, quand l'entreprise en est pourvue, car cette décision touche les conditions de travail.

 

  • Signature d'un document contractuel écrit :

 

L'article L. 1222-9 du Code du travail précise que le télétravail peut être mis en place dès l'embauche du salarié ou en cours d'exécution du contrat de travail.

 

Le passage au télétravail relève du volontariat : la proposition de télétravail peut émaner indifféremment de l'employeur et du salarié. L'article L. 1222-9 du Code du travail précise expressément que le refus d'un salarié d'accepter un poste en télétravail n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. A l'inverse, le salarié ne peut imposer son passage en télétravail.

 

Dans tous les cas, dès lors que le télétravail est subordonné à l'accord écrit des parties, un document contractuel doit préciser les conditions pratiques d'exécution du télétravail : modalités d'exécution de la charge de travail, modalités de compte-rendu et de liaison avec l'entreprise, modalités relatives aux équipements, à leurs règles d'utilisation, à leur coût et aux assurances.

 

 

Obligations pesant sur l'employeur dans le cadre du télétravail

 

  • Frais liés au télétravail :

 

L'article L. 1222-10 du Code du travail prévoit que l'employeur doit :

 

"prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci ".

 

Avant la mise en place du télétravail, l'employeur doit en outre s'assurer de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, étant précisé que les dépenses liées à l'aménagement de l'espace de travail et à sa mise en conformité sont à la charge de l'employeur.

 

  • Cas spécifique de la conformité des installations électriques :

 

Lorsque le travail s’exerce au domicile du salarié, l’employeur doit en effet s’assurer, comme pour tout lieu de travail, de la conformité des installations électriques.

 

Cette obligation résulte des dispositions des articles R.4226-1 et suivants.

 

En pratique, une simple attestation sur l’honneur de la part du salarié pourrait certifier de la mise en conformité des installations électriques du logement. Celle-ci pourrait toutefois ne pas être totalement étanche pour faire échec à une action intentée contre l’employeur en cas de dommage résultant d’une non-conformité de l’installation électrique du télétravailleur. Elle pourrait à tout le moins constituer un commencement de preuve de la bonne foi de l’employeur.

 

L’attestation pourrait émaner d’une entreprise externe afin que l’employeur puisse s’assurer de l’effectivité de la conformité des installations électriques du domicile du salarié en télétravail aux normes en vigueur.

 

En pratique, de nombreuses entreprises / organismes de certification proposent ce type de vérification par le biais d’un diagnostic de conformité, prestation ponctuelle à une date fixée en accord avec le salarié.

 

Le cas échéant, en cas d’observations à l’issue du diagnostic, une mise en conformité des installations électriques pourra s’avérer nécessaire, laquelle devra faire l’objet d’une prestation spécifique par un intervenant spécialisé.

 

  • S’agissant des autres outils liés au télétravail :

 

Selon le Code du travail (et l’ANI), l’employeur doit fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail, dont la liste devra être précisée par écrit.

 

Le télétravailleur peut toutefois utiliser son propre équipement sous réserve que l'employeur en assure l'adaptation et l'entretien.

 

En tout état de cause, les règles élémentaires d’ergonomie du poste de travail devraient être respectées (écran suffisamment haut pour permettre une posture correcte, stabilité du plan de travail, confort du fauteuil de travail,…). En revanche, aucune obligation n’impose que le matériel installé au domicile des télétravailleurs soit identique à celui installé au sein des locaux, en particulier lorsque le salarié télétravailleur utilise son propre matériel.

 

Le contrôle de la conformité des lieux de travail doit pouvoir être effectué. (employeur, représentant du personnel compétent c'est-à-dire Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou délégués du personnel, ainsi que les autorités administratives) . Le télétravailleur peut aussi solliciter de sa propre initiative une visite d'inspection (article 8 alinéa 4 de l’ANI).

 

Une certification du lieu de télétravail dans son ensemble représentant un coût trop élevé, il est raisonnable de se limiter à un contrôle ponctuel du domicile. En pratique, ce dernier étant toutefois rarement mis en oeuvre, (ex : dimensions minimales de l’espace de travail, utilisation d’outils adapté : siège, rangements appropriés…, conditions d’éclairage, etc…) qui pourra éventuellement figurer dans le contrat de travail.

 

 

Chaque contrat devrait donc définir le type de matériel utilisé et, en cas d’utilisation du matériel du salarié, préciser que ce dernier en a fait la demande. Il conviendra d’en préciser la raison (connaissance de l’outil informatique, …), afin de ne pas éventuellement créer une contrainte imposée.

 

Nous recommandons de ne pas permettre l’utilisation du matériel personnel du salarié pour des raisons de fiabilité technique, sécurité des données de l’entreprise, confidentialité des fichiers et courriels privés,…

 

  • Question des conséquences de l’occupation à la demande de l’employeur du domicile du salarié à des fins professionnelles

 

Cette occupation est susceptible d'être considérée comme une immixtion dans la vie privée de celui-ci dont il pourrait être en droit d'obtenir réparation par le paiement d'une indemnité.

 

Le fait générateur de cette éventuelle indemnité d'occupation résiderait dans la contrainte imposée au salarié.

 

Ce point, non régi par les textes, devra être clarifié par la jurisprudence.

 

Dans le cas de la conclusion d’un contrat prévoyant dès le départ une situation de télétravail, l’employeur ne devrait cependant pas être contraint d’indemniser le salarié du fait de l’occupation de son domicile.

 

Nous préconisons toutefois de prévoir une prise en charge forfaitaire (défraiement) liée à la surconsommation d’électricité, chauffage, liée à l’occupation du domicile en situation de télétravail.

 

Le montant éventuellement pris en charge pourrait varier en fonction du nombre de jours travaillés à domicile (ex : pour deux jours : 20 € / mois, pour trois jours : 30 € / mois, …).

 

  • Modalités de décompte des heures travaillées :

 

L'employeur a l'obligation de décompter le temps de travail de ses salariés.

 

A cette fin, deux options peuvent être prévues à l'avenant de télétravail :

 

  • un décompte du temps de travail via un serveur dédié qui devra dès lors faire l'objet d'une autorisation préalable auprès de la CNIL,

 

  • un décompte plus souple sur la base d'une déclaration émanant directement de la salariée. Ce système plus souple semble davantage correspondre à l'idée d'une responsabilisation du salarié liée à la mise en place du télétravail.

 

  • Obligations liées à la fixation concertée des plages de disponibilité

 

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur si bien que le salarié ne peut être sollicité en permanence.

 

Il est donc impératif de définir préalablement, de manière concertée avec le salarié des plages horaires durant lesquelles il pourra être habituellement contacté.

 

Ces plages devront donc figurer dans le contrat de travail du salarié définissant les conditions du télétravail afin de formaliser l’accord des parties et prévenir tout litige sur ce point.

 

Les salariés devront donc se rendre disponibles à l’intérieur de ces plages afin de répondre aux éventuels besoins des entités du groupe. Attention cependant, ces plages de disponibilité ne doivent pas avoir pour effet de contraindre les salariés à se rendre disponibles sur une plage horaire trop étendue.

 

S’agissant d’une éventuelle modification des plages de disponibilité, nous préconisons d’en informer le Salarié en respectant un délai de prévenance suffisant (ex : 15 jours).

 

 

  • Suivi général du salarié en situation de télétravail :

 

La situation de télétravail d'un salarié peut générer une perte de repères, un isolement ou un manque de suivi, aboutissant parfois à un échec de ce mode de travail.

 

Il est donc recommandé, dans le contrat de télétravail, de prévoir des dispositions permettant le suivi de la formation, garantissant au salarié des contacts réguliers avec ses collègues, sa hiérarchie, les instances représentatives, de sorte que sa présence dans l'entreprise demeure effective, en dépit de l'exercice de ses fonctions à son domicile.

 

A cet égard, des périodes de réunions régulières au sein de l'entreprise, voire des journées d'activités peuvent être prévues selon des modalités et une fréquence à définir.

 

Les télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre unique du personnel.

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